Нехватка физического пространства: архивы занимают много места, аренда помещений дорожает. Риск потери или повреждения: бумага портится от влаги, огня, механических повреждений. Трудоемкость поиска – ручная работа с картотеками требует времени и персонала. Несоответствие законам (ФЗ-125 "Об архивном деле", ФЗ-152 "О персональных данных"). Штрафы за утерю документов (например, налоговая отчетность должна храниться 5+ лет). Риски штрафов при проверках – регуляторы требуют быстрый доступ к архивным данным. Ошибки в классификации: документы теряются из-за неправильной систематизации. Невозможность доступа к бумажным документам и задержки в согласовании между филиалами.
При большой нагрузке на бухгалтерию и юридический отдел. При необходимости оптимизации расходов на архивирование и хранение документов. При регулярных запросах от налоговых и проверяющих органов. Для компаний с высоким документооборотом, стремящихся к цифровизации и автоматизации процессов. Компания готовится или планирует вступление в налоговый мониторинг.
Компаниям с большим документооборотом,
но без собственной архивной инфраструктуры.
Организациям,
которым важно соответствие требованиям регуляторов (ФЗ-125 "Об архивном деле", ФЗ-152 "О персональных данных").
Компаниям,
которые стремятся сократить затраты на содержание архивных помещений и персонала.
Бизнесу,
которому нужен быстрый и безопасный доступ к документам из любой точки мира.
Создание и структурирование электронного архива под требования клиента. Индексация и хэштегирование документов. Разовое и периодическое сканирование документов (форматы А2, А3, А4, А5). Регулярное обновление сертификатов и предоставление доступов. Поддержание актуальности реестра документов. Разбор и классификация перемешанных электронных документов. Хранение бумажного архива и его поддержание.
Структурированный архив с быстрым и удобным доступом к документам. Двухуровневая система защиты конфиденциальных данных. Экономия на привлечении, обучении и содержании персонала. Оперативная реакция на запросы контролирующих органов и контрагентов. Уменьшение количества ошибок и налоговых рисков.
После получения документов на хранение, направляем уведомление о получении документов к месту хранения, составляем предварительную опись; производим архивную обработку документов; проводим экспертизу документов: определяем сроки хранения и значимости бумажных носителей;При необходимости:
транспортировка, подготовка описи/реестра на иные дополнительные документы; Подготовка Регламента хранения документов; В случае необходимости возврата документа компании из «архива», оперативная отправка документа.
Анализ
потребностей и пожеланий к структуре архива.
Сканирование
и цифровизация документов.
Создание
реестра и индексация документов.
Настройка
прав доступа и обучение сотрудников. Регулярная поддержка и обновление архива.
ISO 27001 стандарт безопасности:
ваши данные под надежной защитой
Мы в ТОП-5 RAEX
среди компаний, оказывающих услуги в категории «бухгалтерский и налоговый учет»
10 млн. рублей
страхование ответственности в отношении каждого клиента.
200+ специалистов
в области бухучета, кадров, охраны труда, юриспруденции и IT
Нам доверяют
300+ компаний доверили нам свой учет. Это доступ к лучшим отраслевым практикам
Другие услуги сервиса
Полный бухгалтерский аутсорсинг без ошибок и переплат. Гарантируем точность отчетности и защиту от штрафов.
Стоимость услуги: от 30 000 ₽
Стоимость услуги: от 30 000 ₽
Стоимость услуги: от 200 000 ₽
Стоимость от 42 ₽ за работника в месяц. Внедрение КЭДО позволит вам значительно сократить время на обработку документов и согласования, что повысит общую эффективность работы вашей команды и ускорит принятие решений.
Обеспечим надежное, бесперебойное и отказоустойчивое функционирование
информационной системы вашей компании за счет внедрения современных
технологий.
информационной системы вашей компании за счет внедрения современных
технологий.
Кейсы